POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Contraplano S.A.S.

1. Identificación del responsable

Contraplano S.A.S. (en adelante, "Contraplano") es una sociedad identificada con NIT 901.071.401-2 y domiciliada en el Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín (Antioquia). Actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y administra.

• Dirección: Carrera 42 #3sur - 81 Torre 1 Piso 15, Medellín, Antioquia, Colombia

• Teléfono: +57 317 600 6005

• Correo electrónico: info@contraplano.co

• Sitio web: www.contraplano.co

2. Marco normativo

Esta Política se adopta en cumplimiento de varias normas:

• el artículo 15 de la Constitución Política;

• la Ley Estatutaria 1581 de 2012;

• el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013);

• las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular. Le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Lo son, por ejemplo, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye los datos que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los relativos a la salud y a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

• Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

4. Principios

Contraplano aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento se sujeta a la ley y a las normas que la desarrollan.

• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.

• Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.

• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: el Titular puede obtener en cualquier momento información sobre la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: los datos solo son tratados por personas autorizadas. No se publican en internet ni en medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

• Seguridad: se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de la información.

• Confidencialidad: quienes intervienen en el Tratamiento guardan reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Contraplano.

5. Tratamiento y finalidades

Contraplano recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime datos personales según el tipo de Titular y para las finalidades que se indican a continuación.

5.1 Clientes y clientes potenciales

• Gestionar la cotización, negociación, contratación y ejecución de servicios de producción audiovisual.

• Facturar, gestionar la cartera y cumplir obligaciones contables y tributarias.

• Enviar comunicaciones sobre proyectos en curso, así como información comercial, portafolio y novedades, si el Titular lo autoriza.

• Medir la satisfacción y atender peticiones, quejas y reclamos.

5.2 Empleados, contratistas y aspirantes

• Adelantar procesos de selección y contratación.

• Gestionar la nómina, los honorarios, la afiliación a seguridad social y las obligaciones laborales y tributarias.

• Gestionar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

• Conservar la historia laboral o contractual durante los plazos que exige la ley.

5.3 Proveedores y aliados

• Seleccionar, contratar y evaluar proveedores.

• Gestionar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.

• Coordinar la logística de producción.

5.4 Talento, actores, extras, entrevistados, locaciones y equipo técnico (crew)

• Realizar castings, convocatorias y procesos de selección.

• Coordinar la logística de rodaje: llamados, transporte, alimentación, pólizas y seguros.

• Captar, fijar, editar, reproducir, distribuir y comunicar públicamente la imagen y la voz del Titular en las obras audiovisuales. En este caso aplica también la autorización o el contrato de cesión de derechos de imagen que suscriba el Titular.

• Incluir créditos en las obras.

• Usar fragmentos de las obras en el portafolio de Contraplano, su sitio web, redes sociales, festivales, mercados y convocatorias, de acuerdo con lo autorizado por el Titular.

5.5 Visitantes del sitio web y seguidores en redes sociales

• Responder solicitudes enviadas a través del formulario de contacto.

• Analizar el uso del sitio web y medir el desempeño de campañas publicitarias, según se describe en la sección 16.

5.6 Finalidades comunes a todos los Titulares

• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, como la DIAN, la UGPP o la SIC.

• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

• Ejercer la defensa de los derechos de Contraplano.

6. Datos sensibles

Contraplano puede tratar algunos datos sensibles, en particular:

• la imagen y la voz captadas en grabaciones y fotografías, cuando tengan carácter biométrico o sensible;

• los datos de salud necesarios para el SG-SST, las incapacidades y la atención de emergencias en rodaje.

Respecto de los datos sensibles, Contraplano:

• Informa al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos.

• Informa de forma explícita, previa a la autorización, cuáles datos sensibles se tratarán y con qué finalidad.

• Solo los trata con autorización expresa del Titular, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

• No condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre datos sensibles, salvo que sean estrictamente necesarios para esa actividad.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Cuando una producción involucre a menores de edad, Contraplano trata sus datos con estas garantías:

• Responde y respeta el interés superior del menor y asegura el respeto de sus derechos fundamentales.

• Obtiene la autorización de su representante legal.

• Escucha previamente la opinión del menor, valorada según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

• Aplica medidas de seguridad reforzadas.

8. Forma de obtención de los datos

Los datos personales se obtienen directamente de sus Titulares por medios como:

• el sitio web y su formulario de contacto;

• el correo electrónico, el teléfono y la mensajería;

• formularios de casting e inscripción;

• contratos y documentos precontractuales;

• redes sociales;

• la captación de imagen y sonido durante rodajes y sesiones fotográficas.

También pueden obtenerse de fuentes de acceso público o de terceros autorizados por el Titular.

9. Autorización del Titular

Contraplano solicita la autorización del Titular a más tardar en el momento de la recolección. La autorización puede constar por escrito, en el Formato de Autorización de Contraplano o en los contratos que se suscriban. También puede otorgarse marcando la casilla dispuesta en el formulario de contacto del sitio web, que nunca viene premarcada. Por último, puede constar en conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento.

Contraplano conserva prueba de las autorizaciones otorgadas. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

• información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• datos de naturaleza pública;

• casos de urgencia médica o sanitaria;

• tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

• datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. Derechos de los Titulares

El Titular o, en su ausencia, sus causahabientes, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.

• Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Contraplano.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, en los términos de la sección 13.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

11. Deberes de Contraplano como Responsable

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Contraplano se compromete a:

• garantizar al Titular el pleno ejercicio de su derecho de hábeas data;

• solicitar y conservar copia de la autorización;

• informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos;

• conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias;

• garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta y actualizada;

• actualizar y rectificar la información cuando corresponda;

• exigir a los Encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información;

• tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley;

• informar a la SIC sobre violaciones a los códigos de seguridad;

• cumplir las instrucciones que imparta la SIC.

12. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

La [Gerencia General] de Contraplano es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares. Recibe solicitudes por estos canales:

• Correo electrónico: info@contraplano.co

• Dirección: Carrera 42 #3sur - 81 Torre 1 Piso 15, Medellín, Antioquia, Colombia

• Teléfono: +57 317 600 6005

13. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

13.1 Consultas. El Titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de Contraplano. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta. Esa fecha no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

13.2 Reclamos. El Titular o sus causahabientes pueden presentar un reclamo cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la ley. El reclamo debe contener:

• la identificación del Titular;

• la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;

• la dirección de notificación;

• los documentos que se quieran hacer valer.

El reclamo sigue estas reglas:

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

• El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta. Esa fecha no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

13.3 Requisito de procedibilidad. El Titular solo puede elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Contraplano.

13.4 Revocatoria y supresión. La solicitud de supresión de datos o de revocatoria de la autorización no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Es el caso, por ejemplo, de la información contable y tributaria, de la historia laboral o de las obras audiovisuales ya producidas y distribuidas conforme a una cesión de derechos vigente.

14. Transferencia y transmisión de datos

Contraplano puede transmitir datos personales a Encargados que le prestan servicios, dentro o fuera de Colombia. Entre ellos están los proveedores de almacenamiento en la nube, correo electrónico, software contable y nómina, y plataformas de revisión y entrega de material audiovisual. En esos casos, Contraplano suscribe contratos de transmisión o adopta las cláusulas que exige la ley para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

Las transferencias internacionales de datos se realizan solo hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección o en los demás casos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

15. Medidas de seguridad

Contraplano adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas están el control de accesos, el uso de contraseñas, las copias de respaldo y los acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.

16. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web www.contraplano.co puede utilizar cookies y tecnologías similares, propias y de terceros, con varios fines:

• garantizar su funcionamiento;

• analizar el tráfico, por ejemplo mediante Google Analytics;

• medir y optimizar campañas publicitarias, por ejemplo mediante Google Ads.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar las cookies. En ese caso, algunas funciones del sitio podrían no estar disponibles.

17. Vigencia

Esta Política rige a partir del 06 de Octubre de 2026.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas en esta Política. Los datos se conservarán, además, durante el tiempo que exijan las normas legales aplicables, como la conservación de documentos contables y laborales.

Contraplano informará a los Titulares cualquier cambio sustancial en esta Política antes de implementarlo, a través de su sitio web o del correo electrónico registrado. Si el cambio afecta la finalidad del Tratamiento, solicitará una nueva autorización.